Bien utiliser Ekolia

Ekolia est une plateforme en ligne pour les associations qui proposent des cours à la carte : langues, musique, sport, soutien scolaire, arts… Les familles y inscrivent leurs enfants, l’administration organise l’année et les affectations, les intervenants font l’appel et saisissent les notes, et les parents suivent tout depuis leur espace.

Le parcours d'une année en 6 étapes

1. Créer l’année scolaire, en important au besoin la configuration de l’année en cours.
2. Configurer salles, disciplines, niveaux, classes, séances et créneaux.
3. Ouvrir l’année aux inscriptions et partager le lien d’inscription avec les familles.
4. Traiter les demandes : chaque acceptation affecte l’élève et prévient ses parents.
5. Vivre l’année : appel, devoirs, notes, messages, annulations et reports.
6. Éditer les bulletins par période et pour l’année, et suivre les paiements.

Chaque compte appartient à une seule association et possède un seul rôle. Chacun ne voit que ce qui le concerne.

Rôle	Comment le compte est créé	Ce qu’il peut faire
Admin d’organisation	Invité par l’équipe Ekolia	Configure l’association et les années scolaires, invite l’équipe. A tous les droits de l’administration.
Membre de l’administration	Invité par un admin d’organisation	Traite les demandes et les affectations, gère tarifs, réductions et paiements, crée les intervenants et rattache les parents aux enfants.
Intervenant	Créé par l’administration	Gère les classes qu’il enseigne : appel, évaluations, notes, devoirs, observations, messages, agenda.
Parent	Inscription libre (avec vérification de l’adresse mail), ou invitation par l’administration ou par un autre parent	Inscrit ses enfants, suit leur scolarité, consulte ses messages et ses paiements.

Chaque association dispose de sa propre adresse, par exemple https://mon-association.ekolia.fr. On s’y connecte avec son adresse mail et son mot de passe.

Activer son compte après une invitation

Une invitation envoie un mail contenant un lien. Ce lien ouvre une page où l’on choisit son mot de passe ; on est ensuite connecté directement. Le lien d’invitation est valable 7 jours. Passé ce délai, l’administration peut renvoyer l’invitation.

Mot de passe oublié

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ? et saisissez votre adresse mail. Vous recevez un lien, valable 2 heures, pour choisir un nouveau mot de passe.

Mode sombre et profil

L’icône lune ou soleil, en haut à droite, bascule entre les modes clair et sombre ; votre choix est mémorisé. Le menu de votre avatar donne accès à Mon profil (nom, téléphone, mot de passe) et à la déconnexion.

Configuration › Année scolaire

Créer une année

Donnez un libellé (par exemple 2026/2027), une date de début et un nombre de semaines d’enseignement. Deux options sont proposées :

• Importer la configuration de l’année en cours (cochée par défaut) : salles, disciplines, niveaux, classes (tarif, découpage, intervenants, options), séances hebdomadaires et créneaux sont copiés. Les inscriptions, notes et séances datées ne le sont pas.
• Ouverte aux inscriptions (décochée par défaut) : vous pourrez l’ouvrir plus tard.

Calendrier et semaines sans cours

Indiquez les semaines « off » (vacances, fermetures). Elles ne comptent pas dans le nombre de semaines d’enseignement, et aucune séance n’y est générée.

Trimestres et semestres

À la création, les semaines d’enseignement sont réparties automatiquement en 3 trimestres et 2 semestres. Vous pouvez ajuster leurs dates : les périodes restent dans l’ordre et ne se chevauchent pas.

Ouvrir aux inscriptions

Une seule année peut être ouverte aux inscriptions à la fois : en ouvrir une ferme automatiquement celle qui l’était, après confirmation.

Passer à l'année suivante

L’année en cours ne change pas toute seule avec les dates : c’est vous qui décidez du passage. Sur la nouvelle année, cliquez sur Passer en année en cours. Vous pouvez le faire avant sa date de début, et revenir en arrière si besoin. L’année en cours est celle que voient par défaut l’administration, les intervenants (leurs classes) et les parents. L’année précédente reste consultable avec le sélecteur du haut.

Configuration › Salles · Configuration › Disciplines

Les salles ont une capacité maximale : c’est elle qui détermine le nombre de places des créneaux. Les disciplines (Anglais, Piano, Football…) ont chacune leurs niveaux (Débutant, Niveau 1, U11…). Ce référentiel est propre à chaque année scolaire.

Configuration › Classes

Une classe correspond à une année, une discipline et un niveau (une seule classe par combinaison). Elle porte :

• un tarif ;
• un découpage en trimestres ou semestres, modifiable tant qu’aucune évaluation n’existe ;
• un ou plusieurs intervenants ;
• l’option « absences affichées sur le bulletin » (désactivée par défaut) ;
• un nombre de séances par semaine.

Séances hebdomadaires et créneaux au choix

Chaque séance hebdomadaire propose un ou plusieurs créneaux : un jour, une heure de début et de fin, et une salle (facultative pendant la configuration). Les familles choisissent un créneau pour chaque séance.

Anglais niveau 1	Créneaux proposés
Séance 1	lundi 17h en salle A, ou mercredi 14h en salle B
Séance 2	samedi 9h en salle A, ou samedi 11h en salle C

Configuration › Planning

Les séances datées sont générées automatiquement pour chaque créneau à partir du calendrier, en excluant les semaines sans cours. Elles se mettent à jour quand vous modifiez un créneau ou le calendrier ; le passé n’est jamais modifié, et les séances annulées, reportées ou ayant déjà un appel sont conservées.

Annuler ou reporter une séance

Une séance peut être annulée (puis rétablie si besoin) ou reportée à une autre date. Les parents des élèves concernés reçoivent un message et un mail. Une séance reportée affiche son ancienne et sa nouvelle date.

Conflits de salle et d'intervenant

Les chevauchements horaires sur une même salle ou un même intervenant sont signalés pendant la configuration. Lors d’un report, les conflits sont affichés et une confirmation est demandée.

La capacité d’un créneau est celle de sa salle. Pour chaque créneau et chaque classe, Ekolia affiche le nombre d’inscrits et les places restantes, avec une jauge colorée : verte, orange à partir de 80 % de remplissage, rouge quand c’est complet.

• Affecter un élève dans un créneau plein reste possible, mais une alerte s’affiche et une confirmation est demandée.
• Tant qu’un créneau est surpeuplé, un badge permanent « Surpeuplé » s’affiche sur le créneau et sur sa classe.
• La capacité d’une classe est la plus petite capacité cumulée parmi ses séances (un élève occupe un créneau par séance).

Organisation › Équipe · Configuration › Intervenants

L’admin d’organisation invite les membres de l’administration (ou d’autres admins). L’administration crée les intervenants : chacun reçoit un mail pour définir son mot de passe. Depuis la liste, vous pouvez renvoyer une invitation, modifier une personne ou désactiver un compte.

Paramètres de l'association

Organisation › Paramètres

Nom de l’association (affiché dans l’application et les mails), adresse de contact, code public et lien d’inscription des parents. Le code public sert aussi de sous-domaine : le modifier change l’adresse de votre espace.

Suivi › Demandes

Une demande concerne un élève et l’année ouverte aux inscriptions. Elle contient une ou plusieurs demandes de classe, chacune avec un créneau souhaité pour chaque séance. Les demandes sont listées par ordre d’arrivée, filtrées par défaut sur « En attente ».

Accepter, modifier ou refuser

• Accepter : le créneau souhaité est présélectionné, avec les places restantes de chaque créneau.
• Modifier et accepter : choisissez un autre créneau ; le bouton change de libellé automatiquement.
• Refuser, avec un motif facultatif.

Chaque demande de classe se traite séparément. Les parents reçoivent un message et un mail à chaque décision.

Suivi › Élèves · Suivi › Parents

La fiche d’un élève présente ses inscriptions, ses parents et ses résultats. L’administration peut inviter un parent, le rattacher à un enfant, changer un créneau ou désinscrire un élève (l’historique est conservé et la ligne due est annulée).

Suivi › Facturation

• Montants dus : une ligne par inscription enfant × classe, égale au tarif de la classe au moment de l’inscription.
• Réductions : sur chaque ligne, en montant fixe ou en pourcentage.
• Paiements : date, moyen (espèces, carte bancaire, chèque) et montant, imputés globalement sur le compte du parent.
• Reste à payer : total dû après réductions moins les paiements. Un paiement excédentaire apparaît comme « trop-perçu ».

Suivi › Tableau de bord

Les points d’attention de l’année affichée : demandes en attente, inscriptions, élèves, classes sans intervenant, créneaux sans salle, classes surpeuplées, conflits, montants dus, payés et restant à payer, séances annulées à venir.

Mes classes › une classe › Appel

L’écran d’appel affiche tous les élèves, présents par défaut : un appui bascule un élève en « absent ». Un seul bouton enregistre l’appel. Les absences sont comptabilisées et peuvent figurer sur le bulletin si l’option de la classe est activée.

Mes classes › une classe › Notes

Créez une évaluation avec un coefficient, une période (trimestre ou semestre selon la classe) et une sous-discipline facultative. Les notes sont sur 20, avec deux décimales au plus ; une note vide n’est pas comptée.

Saisie rapide, comme dans un tableur

• Entrée passe à l’élève suivant, Maj + Entrée revient au précédent, les flèches déplacent la sélection.
• Chaque note est enregistrée automatiquement à la sortie de la cellule (un flash vert le confirme).
• Les moyennes se recalculent immédiatement. Un clic sur l’en-tête d’une évaluation permet de la modifier.

Saisissez les devoirs pour la séance suivante : ils apparaissent dans l’espace des parents. L’observation d’un élève (une par élève et par classe) figure sur son bulletin.

Un intervenant peut écrire à toute la classe ou à un élève : le message est reçu par ses parents dans leur espace, avec un mail de notification. Retrouvez vos envois dans Messages envoyés. Votre Agenda affiche toutes vos séances.

Les sous-disciplines (Oral, Écrit, Lecture…) regroupent les notes pour plus de clarté. C’est un libellé libre et facultatif ; Ekolia suggère ceux déjà utilisés dans la même discipline.

• Moyenne d’une sous-discipline : moyenne des notes pondérée par leurs coefficients. Exemple : 15 (coef. 1), 13 (coef. 2), 11 (coef. 1) donnent (15 + 26 + 11) / 4 = 13.
• Moyenne de la classe : avec sous-disciplines, moyenne simple des moyennes de sous-discipline ; sans, moyenne pondérée de toutes les notes.
• Moyenne annuelle : même formule appliquée à toutes les évaluations de l’année.
• Il n’y a pas de moyenne générale toutes classes confondues : elle n’aurait pas de sens entre des activités différentes.

Un bulletin par période et un bulletin annuel, téléchargeables en PDF. Pour chaque classe de l’élève : moyennes par sous-discipline, moyenne de la classe, observation, et nombre d’absences si l’option de la classe est activée.

Ouvrez le lien d’inscription communiqué par votre association (par exemple https://mon-association.ekolia.fr/inscription), puis renseignez vos nom, adresse mail et mot de passe. Un mail de confirmation vous est envoyé : cliquez sur son lien (valable 3 jours) pour activer votre compte.

Rattacher l'autre parent

Un enfant peut avoir plusieurs parents, chacun avec son propre compte. Demandez à votre association d’inviter l’autre parent depuis la fiche de l’enfant : il reçoit un mail pour créer son accès et retrouve aussitôt l’enfant dans son espace.

Mon espace › Inscriptions

1. Enfant : choisissez un enfant déjà enregistré ou saisissez un nouvel enfant (nom, prénom, date de naissance).
2. Cours : discipline, puis niveau, puis un créneau pour chaque séance. Les créneaux complets sont signalés « sous réserve ».
3. Envoi : vérifiez le récapitulatif et le total indicatif, puis envoyez.

Vous êtes prévenu par message et par mail quand l’association accepte, modifie ou refuse votre demande.

L’accueil présente vos enfants, leurs messages non lus et leurs demandes en cours. L’espace d’un enfant propose les onglets Agenda, Devoirs, Notes, Bulletins et Messages. Les séances annulées apparaissent barrées, les séances reportées à leur nouvelle date.

Mon espace › Paiements

Un espace commun à tous vos enfants : montants dus (une ligne par enfant et par classe), réductions éventuelles, paiements enregistrés par l’association et reste à payer.

Chaque association est accessible à l’adresse https://{code}.ekolia.fr, où {code} est son code public. Sur cette adresse, la page de connexion affiche le nom de l’association, et seuls ses comptes peuvent se connecter.

Utiliser votre propre nom de domaine

Vous pouvez aussi utiliser votre domaine, par exemple app.mon-association.fr :

1. Chez votre fournisseur de nom de domaine, créez un enregistrement CNAME : app.mon-association.fr → {code}.ekolia.fr.
2. Communiquez ce domaine à l’équipe Ekolia, qui l’associe à votre espace.
3. Le certificat HTTPS est obtenu automatiquement à la première visite.

Votre adresse {code}.ekolia.fr reste accessible. Les liens des mails (invitations, inscriptions, messages) pointent vers votre domaine.

Chaque message envoyé dans Ekolia génère automatiquement un mail de notification avec un lien vers le message. Les familles sont notamment prévenues lors d’une acceptation, d’un refus, d’un changement de créneau, d’une annulation ou d’un report de séance, et à chaque message d’un intervenant. Les messages sont à sens unique : on n’y répond pas depuis l’application.

• Isolation totale : les associations ne se voient pas et n’ont aucun accès les unes aux autres.
• Droits par rôle : chacun n’accède qu’à ce qui le concerne.
• Sessions : connexion par jetons de courte durée renouvelés automatiquement ; la déconnexion invalide la session.
• Adresse dédiée : sur l’adresse d’une association, un compte d’une autre association est refusé.

Le lien de mon mail ne fonctionne plus

Les liens ont une durée de validité : 7 jours pour une invitation, 3 jours pour la vérification d’adresse, 2 heures pour un nouveau mot de passe. Demandez un nouvel envoi à votre association, ou utilisez « Mot de passe oublié ? ».

Peut-on préparer l'année suivante pendant l'année en cours ?

Oui : créez la nouvelle année en important la configuration actuelle, ajustez-la, puis ouvrez-la aux inscriptions le moment venu. L’année précédente se ferme automatiquement aux inscriptions. Elle reste l’année en cours jusqu’à ce que vous cliquiez sur Passer en année en cours sur la nouvelle année.

Que se passe-t-il si je modifie un tarif ?

Les nouvelles inscriptions prennent le nouveau tarif ; les lignes déjà créées gardent le tarif en vigueur au moment de l’inscription.

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